Como escolher o melhor sistema de gestão para sua empresa

Como escolher o melhor sistema de gestão para sua empresa

Um sistema de gestão pode ser bastante útil no dia a dia de um negócio, por aliar tecnologia e ferramentas de administração. Com tantas tarefas para realizar diariamente, fica difícil para o empresário ou gestor de um estabelecimento dispor de informações confiáveis sobre o negócio sem contar com a ajuda de uma ferramenta tecnológica.

Afinal, pelo fato de uma empresa ser dinâmica e demandar tomadas de decisão rápidas e precisas, o empreendedor deve ter sempre à mão informações registradas acerca das atividades do negócio, bem como ter a capacidade de realizar cálculos de forma automatizada. Confira a seguir algumas dicas para escolher o melhor sistema de gestão.

Conhecer as necessidades da empresa

A complexidade das atividades do negócio é um critério essencial na busca por um sistema de gestão. Se a empresa é de grande porte, provavelmente deve ter vários níveis hierárquicos. Nesse caso, a diretoria necessita de um software robusto, que proporcione um controle efetivo das diferentes etapas de produção. Portanto, a ferramenta tecnológica precisa dar conta de diversas variáveis ou setores da empresa.

Contudo, se o estabelecimento é de pequeno porte, não precisará de um sistema de gestão completo mas sim de funcionalidades básicas, como por exemplo aquelas ligadas às finanças do negócio.

Pesquisar preço de sistema de gestão

Os gastos com tecnologia devem ser encarados como um investimento para aprimorar a eficiência da administração da empresa. Ainda assim, o quesito preço com certeza pesará na escolha de um sistema de gestão. Nesse sentido, o empresário deve avaliar a ferramenta que ofereça a melhor relação de custo/benefício.

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Muitos softwares de gestão, também conhecidos como sistema de planejamento de recurso corporativo (ERP, na sigla em inglês), oferecem inúmeras funções que cobrem praticamente todas as etapas de um negócio de grande porte. Contudo, se a empresa não utiliza todas as funcionalidades, a capacidade ociosa do sistema significará custo, e não benefício. Logo, a escolha do sistema de gestão deverá levar em conta o preço e o porte da empresa.

Encontrar ferramenta que cuide do “coração do negócio”

Não há dúvida de que a gestão financeira é o núcleo central de uma empresa – afinal, se faltar dinheiro, o empreendido pode ir à falência, não é mesmo? Portanto, na hora de buscar por um sistema de gestão, uma dica importante é contratar uma ferramenta que dê conta do “coração do negócio”, ou seja, as finanças da empresa.

Quando o empreendedor dispõe de um fluxo de caixa automatizado, consegue ter um controle efetivo sobre o que entra e o que sai de dinheiro, bem como pode dimensionar melhor o capital de giro e, assim, evitar “furos” na gestão financeira do negócio. Se o empresário tem o fluxo de caixa projetado, ele pode analisar passado, presente e futuro juntos, traduzidos em números.

Conferir se a ferramenta é fácil de ser usada

De que adianta um sistema de gestão cheio de telas e de botões, se a pessoa responsável por manuseá-lo tem dificuldade para executar até mesmo tarefas simples? Quando é muito complexo, em vez de ajudar e aumentar a produtividade e a eficiência, o software só atrapalha o serviço. Você talvez já tenha conhecido casos em que empresas gastaram muito com investimentos em tecnologia, mas seu sistema simplesmente não foi bem recebido pela equipe.

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Portanto, no momento de escolher uma ferramenta de gestão opte por uma que seja fácil de ser usada, com uma interface intuitiva, que não necessite de um conhecimento aprofundado em software. Além disso, é recomendável adotar um sistema que possa ser usado em vários lugares, não só na empresa. Nesse caso, aplicações online podem ser vantajosas, já que o empresário pode ter o controle da gestão de onde estiver.

Não podemos esquecer também do critério do suporte de atendimento na escolha de um sistema de gestão. Afinal, se houver qualquer dúvida, você e sua equipe precisam ter uma resposta rápida sobre o questionamento.

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