Ao tocar um pequeno negócio, uma dica útil é encarar o dinheiro como o alimento de que ele necessita para sobreviver. Se o dinheiro secar o negócio não viverá por muito tempo, a menos que ele seja capaz de restabelecer o fluxo.

O “alimento” financeiro também precisa estar chegando com regularidade suficiente para manter a saúde do negócio. Não é bom passar fome durante meses e então entupir-se de comida de repente, pois quando o reforço de dinheiro chegar, pode ser que o negócio já esteja demasiado fraco para sobreviver (se já não houver morrido de vez).

Aqui estão cinco maneiras de se manter o fluxo de caixa em boa saúde, e evitar que o seu negócio morra de inanição.

1. Emita a cobrança no ato da venda.

Pode parecer óbvio que deva-se enviar a cobrança imediatamente após a conclusão do negócio, mas pesquisas recentes descobriram que 16% das cobranças estudadas foram enviadas mais de 60 dias após a venda!

Outro ponto também levantado por essa pesquisa é que se você esperar uma semana para enviar uma cobrança, você irá esperar o dobro desse tempo para receber o pagamento. Portanto, não perca tempo. Não deixe de cobrar, assim que entregar o produto ou serviço. Reserve um certo período de tempo a cada semana para atualizar os seus livros (uma hora por semana provavelmente bastará), e utilize uma parte desse tempo para por a sua cobrança em dia. Você fez a sua parte, e tem direito ao seu dinheiro; não deixe de reclamá-lo, enviando ao cliente uma cobrança imediata.

2. Ofereça opções confortáveis de pagamento.

É muito mais fácil ser pago quando você torna essa operação fácil para os seus consumidores. Em vez de receber cheques que os seus clientes perdem tempo para preencher, custam-lhes dinheiro para remeter pelo correio, e ainda vão tomar-lhe um tempo extra para depositar, é muito melhor permitir que eles paguem-lhe online utilizando serviços bancários disponíveis na Internet, ou um serviço tal como o PayPal.

Não se esqueça de incluir os seus detalhes de pagamento em suas cobranças, como os dados do banco e o número da sua conta corporativa. Se o seu software de cobrança favorito permitir, experimente incluir um botão “Pague Agora” do PayPal no seu e-mail de cobrança. Isso é uma garantia de que o seu cliente terá a informação à mão, podendo pagar-lhe de forma rápida e fácil.

3. Reveja o seu modelo de recebimento de clientes.

Quando é que os seus clientes pagam você? Se for depois que você já concluiu o serviço ou já enviou as mercadorias, você está arcando sozinho com todo o risco financeiro desta venda. Pode acontecer de o consumidor recusar-se a pagar, depois de você investir tempo e custos na realização da venda.

Você poderia precaver-se contra esse risco, pedindo aos clientes que paguem uma parte, senão o total, do seu dinheiro adiantado? Também, se você estiver prestando um serviço em base regular, não seria possível cobrar mensalmente, em vez de anualmente? Além de tornar mais fácil o fluxo de caixa do próprio cliente, pois isso irá poupar-lhes o enorme esforço de pagar uma conta gigantesca de uma só vez, o seu fluxo de caixa também sairá ganhando com a eliminação de picos e vales acentuados.

4. Acompanhe com atenção o vencimento das contas e impostos do seu próprio negócio.

O dinheiro entra, mas ele também sai; é por isso que falamos de fluxo de caixa. Para não perder o controle das coisas, planeje com antecedência, para saber exatamente quando você precisará de dinheiro para pagar as suas próprias contas.

Quando é que você precisará pagar os seus fornecedores? Mantenha as contas pendentes separadas daquelas que você já pagou, para não correr o risco de esquecer-se de quitar alguma conta, e assim causar um transtorno ao seu fornecedor. Cumpra os prazos estabelecidos pelos seus fornecedores na medida do possível. Afinal de contas, você nunca sabe quando irá precisar da boa vontade dele, portanto tente manter um bom relacionamento com o seu fornecedor.

Lembre-se ainda que você tem de acertar as contas com o leão. Fique atento a valores e prazos e pague em dia para evitar penalidades e juros, os quais só servirão para corroer ainda mais o seu orçamento financeiro.

5. Faça projeções futuras para a sua segurança.

Em que data você espera que o dinheiro estará entrando em sua conta, e em que data ele deverá estar saindo de novo? Como saber antecipadamente se o dinheiro vai faltar? E se você quiser expandir o seu negócio, talvez com a criação de um novo produto, ou passando a atuar em um país estrangeiro? Como você vai saber se terá dinheiro suficiente para isso e, ao mesmo tempo, manter o seu atual negócio rodando tranquilamente?

Utilize uma boa ferramenta de Controle Financeiro para planejar as suas rendas e despesas futuras, para ter certeza de que o “alimento” necessário à sobrevivência do seu negócio não vai faltar.

Marco Fernandes

ProLucro Consultoria Empresarial